Автоматизация интернет-магазина. Общий гайд

  • 0
Автоматизация онлайн-магазина с ноля

Что такое автоматизация интернет-магазина? Зачем и когда она нужна?

Сегодня открыть интернет-магазин не проблема. Масса сервисов (бесплатных и платных), предоставляют разные возможности для онлайн-торговли. Более серьезный подход к бизнесу в интернете – собственный независимый магазин. Это новые горизонты. Грамотно разработанный, реализованный и автоматизированный магазин обеспечивает бесперебойные продажи и конкурентоспособный клиентский сервис.

На первых парах об оптимизации интернет-магазина задумываются немногие. Начинающим предпринимателям этот вопрос кажется второстепенным. Такое отношение к бизнесу впоследствии может вылиться в серьёзные проблемы. Со временем (при правильном подходе к рекламе и маркетингу) приток покупателей растет, количество продаж увеличивается. Не автоматизированный магазин начинает сбоить – заказы в «ручном» режиме не обрабатываются вовремя, появляются задержки с поставками, пересортица, растёт недовольство клиентов… и так далее.

Автоматизация в «двух словах»

 Для стабильной работы необходимо автоматизировать многие бизнес-процессы и решать эти задачи нужно уже на начальном этапе развития магазина.

 Обобщённо, автоматизация онлайн-магазина – это объединение и интеграция рутинных процессов, учёта, сбора и обработки информации в специальную автоматизированную систему управления.

Парадокс? Менталитет?

Статистические данные показали, что почти 80% функционирующих на постсоветском пространстве интернет-магазинов не используют автоматизацию управления бизнесом. Многие из них и вовсе до сих пор работают «на Excel»… Безусловно, можно рассчитывать на высокий уровень квалификации и опыт сотрудников, но современный бизнес диктует свои законы. Жестокие, но справедливые. Хочешь быть успешным – будь быстр и иди в ногу со временем!

Подготовка к автоматизации

Прежде чем переводить магазин на «автопилот», нужно основательно подготовиться. Тщательно продумать и проработать такие направления:

  • Поставить четкие цели и задачи;
  • Описать и наладить бизнес-процессы;
  • Определить бюджет, и выделить средства на реализацию автоматизации (оплата работы специалистов, покупка и внедрение инструментов… другие статьи расходов);
  • Сформировать команду исполнителей;
  • Подобрать инструменты и систему автоматизации;
  • Определить этапы внедрения системы и реализовать интеграцию;
  • Оптимизировать полученные результаты.

Перечень возможных задач, которые будет решать система автоматизации:

  1. Парсинг – процесс сбора и систематизации информации, не являющейся интеллектуальной собственностью с других веб-ресурсов (к примеру, технические характеристики товаров).
  2. Автоматизация документооборота;
  3. Учёт заказов и товарооборота;
  4. Учёт движения денежных средств;
  5. Ведение базы клиентов и взаимодействие с ними;
  6. Автоматизирование складского учёта;
  7. Автоматизация бухгалтерии;
  8. Импорт прайс-листов от поставщиков;
  9. Контроль и постановка задач для сотрудников;
  10. Автоматический расчет цен и выставление счетов;
  11. Автоматизирование загрузки остатков на сайт интернет-магазина;
  12. Автоматизация «второстепенных» процессов.

Как автоматизация решает вышеперечисленные задачи?

Парсинг

С помощью специального программного обеспечения можно провести массовый сбор и анализ данных из открытых веб-источников (других интернет-магазинов). Полученная информация структурируется и преобразовывается в удобный формат – к примеру, Excel-файл или HTML-документ. Автоматическая обработка позволяет максимально быстро собрать данные с большого количества ресурсов.

Парсинг в автоматизации интернет-магазина решает несколько рутинных задач, на выполнение которых в «ручном режиме» пришлось бы потратить невероятно много времени. К примеру, составление описаний для тысяч товарных позиций с техническими характеристиками. В процессе парсинга программа, согласно заданным параметрам, «вычленяет» из данных только необходимую информацию и «раскладывает её по полочкам».

Кроме того, парсинг может применяться при обновлении прайс-листов и другой актуальной информации от партнёров-поставщиков на сайте магазина.

Автоматизация документооборота

Оформление обязательных документов при продаже необходимо практически для всех групп товаров. Многие магазины имеют схожий документооборот.

«Типичный» перечень документов, которые оформляются в онлайн-магазинах:

  • Счет-фактура;
  • Накладная на товар;
  • Приходный кассовый ордер;
  • Счет для оплаты по безналу;
  • Товарно-транспортная накладная;
  • Банковская квитанция;
  • Договор о поставке.

Но в процессе оптимизации документооборота и в зависимости от особенностей бизнес-процессов магазина часто возникает необходимость создавать уникальные (внутренние) документы. При этом автоматизация документооборота для небольших онлайн-магазинов не является необходимостью.

Когда в день поступает несколько заказов, сотрудники без проблем могут оформить документы в ручном режиме. Для магазинов, ежедневно обрабатывающих десятки (и даже сотни) заявок, автоматизация документооборота с помощью программного обеспечения, автоматически формирующего документы – необходимое «как воздух» внедрение.

Учёт заказов и товарооборота

Для учета заказов и их автоматической обработки используют интеграцию сайта-магазина в общую систему автоматизации и управления процессами (CMS). Любые заказы, поступившие через форму в интернет-магазине, по почте или телефону хранятся в базе. Система, после поступления заказа, позволяет сотруднику мгновенно получить информацию о наличии товара и его характеристиках. Отдельные модули системы осуществляют автоматическую выгрузку данных о товарах на сайт магазина.

CMS позволяет «держать руку на пульсе» процессов магазина и намного быстрее взаимодействовать с покупателями. Некоторые возможности систем автоматизации:

  • Информация о статусах заявок и заказов;
  • Способы доставки и оплаты;
  • Фильтрация заявок и заказов по различным параметрам;
  • Массовая обработка выбранных заявок и заказов;
  • Создание отгрузок;
  • «Привязка» менеджеров, курьеров (других сотрудников) к определенным заказам;
  • Автоматическое пополнение складских запасов (с помощью формирования заявок на поставку для поставщиков)…

… и многие другие.

Кроме того, учет и ведение базы заказов – это отличный инструмент для развития интернет-магазина и увеличения объёмов продаж. Статистика позволит выявить «закономерности», разработать или улучшить маркетинговые стратегии.

Учёт движения денежных средств

Понимание рентабельности бизнеса необходимо и требует всеобъемлющего учета финансов (доходов и расходов). На начальном этапе развития интернет-магазина учет движения средств можно вести «ручками», опять-таки в том же «Excel». Но если бизнес развивается и расширяется, то это потребует автоматизации.

Специализированное ПО (программное обеспечение), «связанное» с сайтом магазина позволит эффективно автоматизировать торговый и финансовый учет и избежать неточностей, возникающих из-за «человеческого фактора». Удобное и зарекомендовавшее себя с лучшей стороны решение – программа автоматического учета «1С Бухгалтерия».

Как правило, типовых функций и возможностей программного комплекса «1С» хватает для реализации и внедрения системы учета, но в некоторых случаях, в зависимости от особенностей бизнеса, потребуются программные доработки.

Ведение базы клиентов и взаимодействие с ними

Частая проблема онлайн-магазинов – неэффективная коммуникация с клиентами. Это происходит в силу ряда причин. Например, отсутствия автоматических инструментов «удержания», неспособности штата справиться с количеством звонков, недостаточно развитой и продуманной стратегии «послепродажной поддержки».

Коммерческие процессы и особенности ведения бизнеса в том или ином магазине отличаются. Принципы автоматизации взаимодействия с покупателями также могут быть разными. Что можно внедрить:

  • Авторассылку СМС сообщений (оповещения о статусе заказа, напоминание о необходимости забрать заказ в пункте курьерской службы или самовывозом… и прочее).
  • Подобную рассылку по e-mail;
  • Автоматический обзвон «роботом» (к примеру, если покупатель долго не забирает свой заказ);
  • Получение отзывов и комментариев от клиентов, обработку обратной связи в целях улучшения клиентского сервиса;
  • Автоматическую рассылку по базе клиентов. Например, оповещение о новых акциях, поздравление с днем рождения… т так далее.
  • Рассылку цепочек «продающих» писем.

Автоматизирование складского учёта

Небольшие магазины с маленькими объемами продаж могут справляться со складским учетом ручным списанием товаров и заполнением актуального количества товарных позиций. Интернет-магазинам с большим и средним товарооборотом необходима автоматизация складского учета.

Крупные онлайн-магазины, как правило, используют встроенную систему учета с использованием штрих-кодов.

Если компания начинала коммерческую деятельность в оффлайн торговле и внедряла автономную систему учета, то при расширении бизнеса в онлайн пространство можно интегрировать и синхронизировать программное обеспечение интернет-магазина с уже существующей автономной системой складского учета. Практически весь функционал оффлайн системы с небольшими доработками подойдет и для онлайн-торговли. Таким образом, компания экономит средства, которые понадобились бы для разработки отдельного комплекса ПО.

Когда компания впервые выходит на рынок только в онлайн (торгует только через интернет-магазин), то оптимальным вариантом организации складского учета станет разработка и внедрение полностью интегрированной системы «с ноля». Это позволит наладить учет практически любых процессов в режиме реального времени. К примеру, с помощью «виртуальных» складов можно отслеживать перемещение товаров и видеть их реальное местонахождение.

Автоматизация бухгалтерии

«1С Бухгалтерия» — наиболее популярная и распространенная программа для ведения бухучета в российских и «постсоветских» коммерческих организациях. Базовый функционал подходит для решения и автоматизации большинства бухгалтерских процессов. Кроме того, программный комплекс позволяет обновлять документы в соответствии с изменениями в торговом законодательстве. Немаловажно, что фискальные органы воспринимают документы, подготовленные в программе «1С Бухгалтерия» более благосклонно.

Из соображений безопасности многие компании используют автономную работу программы. То есть, ПО устанавливается на компьютеры, не подключенные к сети. Этот подход логичен, но вызывает ряд проблем из-за ручного или полуавтоматического режима внесения данных (например, о поставщиках или отгрузках).

Если для мелких онлайн-магазинов такая организация системы бухгалтерского учета еще приемлема, то для больших она совершенно не подходит. Для средних и крупных интернет-магазинов необходима автоматизированная система экспорта данных из сайта в программу учета. Кроме того, можно автоматизировать экспорт данных в бухгалтерскую систему из других модулей общего программного комплекса, управляющего бизнес-процессами магазина (к примеру, из модуля интернет-банкинга).

Импорт прайс-листов от поставщиков

Здесь все «просто». Каталоги магазина в большинстве случаев заполняются на основе полученных данных из прайс-листов поставщиков. Когда каталоги заполняются «ручками», проблемы возникают редко. Автоматический процесс может вызвать ряд ошибок и проблем из-за того, что:

  1. Партнеры могут предоставлять прайс-листы в разных форматах, существенно отличающихся между собой.
  2. Нередко названия одних и тех же товаров у разных поставщиков не совпадают.

Небольшие торговые компании обрабатывают прайсы в ручном режиме, но более крупным магазинам требуется настроить индивидуальную систему автоматического импорта товарных позиций из прайс-листов партнеров. В системе необходимо реализовать отлаженную привязку наименований товаров.

Контроль и постановка задач для сотрудников

В штате интернет-магазина может быть много сотрудников. Кроме того, часто для выполнения различных задач компании прибегают к услугам фрилансеров. Со временем, когда компания растет и развивается, список задач растет. Ставить и контролировать различные задачи становится сложнее.

Специальные сервисы, системы или программы позволят вести учет и контроль эффективно, без лишних трудовых и временных затрат. Подобных программ много. Можно использовать, к примеру: «Мегаплан» или «Basecamp».

Автоматический расчет цен и выставление счетов

Когда ассортимент насчитывает тысячи или десятки тысяч товаров и магазин имеет внушительный объем продаж, внедрение автоматизированного процесса расчета цен крайне важно. Современное специализированное программное обеспечение для онлайн-торговли способно безошибочно устанавливать цены для продажи товаров в автоматическом режиме.

Для правильной работы системы, изначально нужно просто установить какие наценки, на какие товары будут добавляться. Система будет импортировать прайс-листы от партнеров-поставщиков и автоматически выставлять заданные наценки.

Также как и расчет цен, автоматическое выставление счетов позволяет существенно экономить время и снижать нагрузку на сотрудников компании. Для реализации можно прибегнуть к услугам интернет-сервисов, воспользоваться специальными модулями в составе общей системе управления, доработать существующее или разработать собственное ПО.

В зависимости от внутренних особенностей торговой компании можно реализовать такие автофункции как:

  • Добавление логотипа, «стандартной» информации или реквизитов;
  • Выставление счетов «по расписанию»;
  • Прикрепление других файлов к счетам;
  • Создание актов, накладных (других документов) и их привязка к счету;
  • Добавление цифровой подписи к электронным счетам…

… и множество других функций.

Автоматизирование загрузки складских остатков на сайт интернет-магазина

Многие компании, торгующие онлайн, не имеют собственных площадей под склады и работают «в связке» со складами партнеров. Экономически такой подход оправдан. Особенно в начале работы. Но, поддержка актуальной информации о складских остатках в подобной ситуации может стать большой проблемой.

Чаще всего поставщики рассылают информацию об остатках на своих складах в разных форматах. В итоге – выгрузка информации на сайт магазина требует обработки и подготовки данных. Нередко этот трудоемкий процесс приходится делать ежедневно. Автоматизирование позволяет исключить рутинную работу и ошибки.

Автоматизация «второстепенных» процессов

Что подразумевается под «второстепенными» процессами? Когда бизнес разрастается, появляется множество дополнительных задач и нагрузка на разные отделы существенно увеличивается. К примеру, рост количества отгружаемых заказов требует автоматизации в работе подразделения, занимающегося упаковкой и предпродажной подготовкой товара. Для облегчения рабочих процессов можно внедрить систему считывания и обработки штрих-кодов, связанную с базой учета заказанного, запакованного и отгруженного товара.

Для улучшения работы курьерской службы и отдела логистики можно использовать интеграцию общей системы со специально разработанным мобильным приложением. В зависимости от функционала, сотрудники логистического отдела могут оперативно получать информацию о заказах, которые нужно доставить и эффективно оптимизировать работу курьеров.

Немного об оптимизации и доработках внедрённой системы

Часто ожидаемые результаты от внедрения системы автоматического управления не соответствуют реальной картине. Что-то работает со сбоями, что-то может и вовсе не функционировать. Причиной могут быть десятки факторов. Самые распространенные из них:

  • Недостаточный уровень контроля на всех этапах внедрения;
  • Отсутствие или ошибки в проектной документации;
  • Отсутствие или неправильная формулировка целей;
  • Выбор недобросовестного или некомпетентного подрядчика;
  • Отсутствие четкого понимания задач, которые должна решать автоматизация.

Любые возникшие проблемы можно устранить и в принципе отсутствие «идеального» результата сразу, это скорее закономерность, чем исключение из правил. Чтобы все работало «как швейцарские часы» нужно выявить причины проблем и спокойно их устранить.

Заключение

 Грамотно внедренная автоматизация интернет-магазина, безусловно, избавляет от множества рутинных процессов, экономит время и финансы, повышает лояльность компании в глазах покупателей, способствует увеличению объема продаж.

Понять эффективность автоматизации без точных статистических данных, метрик и мониторинга показателей невозможно. Каждое нововведение нужно тестировать, анализировать его эффективность и улучшать. Это принцип любого бизнеса – как онлайн, так и «традиционного» (бизнеса в оффлайн).

Внедрение систем автоматизации процессов требует комплексного подхода. К примеру, необходимо обучить сотрудников работать с новым программным обеспечением, изменить организацию в отделе продаж или службе доставки… и так далее.

Автоматизировать бизнес-процессы, даже самые простые – дело, требующее серьезных трудозатрат. Но игра стоит свеч, как говорится. Как минимум, вы сможете посмотреть на свой бизнес другим взглядом, определить глобальные стратегии развития.

Поделитесь в соцсетях!

Подписывайтесь на новости!
Сразу скачайте бесплатно мою авторскую брошюру с формулами для разработки уникального торгового предложения.


Ваш действующий e-mail:
Ваше имя

email рассылки


Прокомментируйте пост

Мини-книга бесплатно!

Формулы УТПДрузья, забирайте бесплатно ценную информацию, и получайте больше хрустящих купюр!

Скачайте мою авторскую мини-брошюру с эффективными формулами для разработки Уникального Торгового Предложения.

Ваш действующий e-mail:
Ваше имя

email рассылки

Это Вам 100% пригодится!

Сервисы для копирайтеров и фрилансеров

Совершенно бесплатно
(и без подписки)
скачивайте мой PDF-отчёт.

Это сборник очень полезных сервисов для фрилансеров и для всех,
кто ведёт какую-либо деятельность
в сети Интернет.

СКАЧАТЬ

Самые активные

  • Олег Сединкин Олег СединкинTop Commentator Award
  • Елена ЕленаTop Commentator Award
  • Shuro4ka Shuro4ka
  • Елена Елена
  • Лидия Лидия
  • Сергей Чурзин Сергей Чурзин
  • Грумдас Грумдас
  • Ирина Ирина
  • Алина Алина
  • Владимир Здор Владимир Здор
  • Екатерина Екатерина
  • Заюша Гегеня Заюша Гегеня
  • Катерина Катерина
  • Ольга Ольга
  • Светлана Светлана
  • Татьяна Коваль Татьяна Коваль